VISION DEL PROYECTO UNILABS
Durante este mes el Laboratorio Central de Unilabs en Madrid culmina una gran reestructuración técnica y organizativa. Estamos llevando a término el cambio de nuestro Sistema de Gestión de Muestras y la renovación de nuestra Central Analítica.
Con esta reestructuración no solamente revisamos la automatización de los sistemas, sino más importante aún, modificamos y mejoramos la metodología, con la implantación de una nueva estructura de trabajo basada en la integración de procesos.
OBJETIVOS GLOBALES DEL PROYECTO
Queremos dotar al Laboratorio Central de Unilabs en Madrid de una solución analítica homogénea de alta calidad y productividad.
Para ello hemos elegido una solución de automatización avanzada que posibilita un modelo organizativo moderno con la optimización de los recursos humanos y materiales.
EL PROYECTO DE GESTION DE MUESTRAS
En el Laboratorio Central de Unilabs en Madrid recibimos diariamente del orden de 4.500 peticiones de análisis procedentes de más de 140 centros.
Hemos centrado nuestro proyecto de Gestión de Muestras en el perfeccionamiento del Sistema de Gestión Informática (SGLAC) y en la automatización total de la Fase Preanalítica.
En primer lugar hemos potenciado SGLAC perfeccionado el sistema de control de extracción con el registro de la totalidad de los especimenes extraídos, un seguimiento de las valijas de transporte, con la grabación de los envíos de todos los centros de extracción, realizando un control de rutas (hora de salida, tiempo en ruta, mensajero, demora etc.) e incorporando las mediciones de temperatura durante el trayecto. Hemos optimizado el control de incidencias preanalíticas con la comparación automática del registro de las muestras extraídas y la solicitud analítica y hemos conectado SGLAC al software de los autoanalizadores de gestión de muestras (Centro de Control de Muestras - CCM).
Hemos diseñado también un sistema de gestión global de incidencias con la compilación de todo tipo de incidencias analíticas y extranalíticas y su comunicación informática a los centros de extracción.
Para automatizar la Unidad de Gestión de Muestras hemos adquirido dos Plataformas Extranalíticas Olympus OLA 2500 HS gestionadas por el software CCM, unas de las unidades automatizadas de preanalítica más avanzadas del mercado.
Estas unidades nos están permitiendo realizar simultáneamente la recepción unificada del 100% de las muestras en formato tubo (suero, plasma edta, plasma citrato, plasma heparina, sangre total y orina) y la gestión manual (con asistencia informatizada) de muestras en formato no tubo. Los OLA 2500 HS también participan en el registro de entrada de muestras al laboratorio y ayudan al control de errores y a la gestión de incidencias en la primera fase del proceso, eliminando los tubos duplicados y los tubos no solicitados y reteniendo los tubos pendientes de programación.
Estas plataformas son también unos de los modelos más eficaces (1200 tubos por hora) en la distribución de las muestras hacia todas las unidades del laboratorio mediante el destaponado selectivo, el alicuotado inteligente y la clasificación por áreas de salida.
Para realizar su trabajo, los OLA 2500 HS están conectados a través del Centro de Control de Muestras (CCM) al Sistema Informático de Laboratorio (LIS) y al Sistema Informático de Gestión de incidencias (SGLAC).
Con estos cambios esperamos una sustancial mejora en la información de las peticiones grabadas en el LIS junto con la información de las muestras gestionadas por el CCM permite controlar incidencias preanalíticas del tipo falta muestra, muestra insuficiente, muestra inadecuada etc. y informarla a los centros de extracción y de análisis para su resolución.
Con todo, este sistema mejora sustancialmente nuestra gestión presanalítica de muestras calidad preanalítica mediante la depuración de los errores de extracción y la eliminación de los errores durante la manipulación preanalítica de muestras. Incrementamos la velocidad de distribución de muestras con menor tiempo de respuesta y el tratamiento más adecuado para cada muestra. Aumentamos la seguridad disminuyendo los de riesgos laborales para el personal derivados de la manipulación de muestras biológicas y finalmente informamos a los centros de extracción más eficazmente de las incidencias que afectan a sus pacientes.
Por último, esperamos un ahorro económico con la optimización del número de tubos primarios (enrutamiento o alicuotado) y con el aumento de la productividad del personal, eliminando los procesos manuales y adecuando las tareas al estatus laboral de cada profesional.
EL PROYECTO DE CENTRAL ANALÍTICA
Complementariamente a la automatización de la Gestión Preanalítica, en el Laboratorio Central de Unilabs en Madrid hemos realizado una profunda modificación de la Central Analítica (CORE) con la adquisición del sistema Work Cell (CADENA) de Siemens.
El diseño de Siemens se fundamenta sobre el concepto de “Tubo Primario”. Según este sistema, el laboratorio debe trabajar con un único tubo de cada espécimen que debe rotar por los distintos departamentos. El sistema Work-Cell analiza primero, a continuación distribuye y por último almacena esta muestra única.
En el Laboratorio Central de Unilabs en Madrid hemos incorporado este sistema con una, a nuestro parecer, mejora básica. Utilizamos el tubo primario en la Central Analítica, pero distribuimos tubos secundarios a los Departamentos de Análisis Especiales en forma de alícuotas realizadas desde la plataforma preanalítica OLA 2500 HS.
Pretendemos así obtener los beneficios propios de un laboratorio de “Tubo Primario” y evitamos sus riesgos más evidentes, tales como la contaminación de dicho tubo durante su paso por los distintos departamentos, la pérdida de trazabilidad y la demora en el análisis.
La Cadena del Core del Laboratorio Central de Unilabs en Madrid es la más larga para bioquímica e inmunología que hay en España y está formada por un eje central de catorce metros, con la posibilidad de ampliarla tres metros más.
A este eje se encuentran conectados dos Cargadores-Descargadores de muestras con capacidad para 1.000 tubos cada uno, tres autoanalizadores de bioquímica Advia 2400 con un rendimiento máximo de 2.400 determinaciones por hora cada uno, cuatro autoanalizadores de inmunoquímica Advia Centauro de 240 determinaciones por hora cada uno y un autoanalizador de inmunoquímica Immulite 2000 con módulo SMS.
En la Cadena del Core realizamos aproximadamente el 80 % de las determinaciones totales del Laboratorio con un único tubo por petición. En principio fue un modelo diseñado en el año 2007, con capacidad para gestionar un incremento de trabajo del 30 % y hasta un 50 % si conectamos el módulo de ampliación.
Los analizadores unidos a la cadena están conectados a nuestro Sistema Informático de Laboratorio (LIS) a través software Centralink y el tráfico de muestras lo controlan otros dos programas independientes: El Line Master y el Router. Esta particularidad permite al sistema trabajar conjuntamente como un único analizador o como varios autoanalizadores independientes, con lo que resulta un modelo analítico extraordinariamente versátil con distintas posibilidades de manejo.
Por último, en el Laboratorio Central de Unilabs en Madrid utilizamos el sistema de Cadena del Core para confeccionar una seroteca de muestra primaria: todo tubo que pasa por la cadena, después de su análisis queda registrado en una bandeja de salida de los Cargadores-Descargadores, en una posición determinada. Esta posición, junto con el refrigerador y el estante en que se almacena, se pueden localizar posteriormente para su reanálisis consultando cualquier terminal informática del laboratorio.
En resumen, pensamos que la combinación de una potente preanalítica automatizada con la Cadena del Core suponen un avance sustancial para el laboratorio Central de Unilabs en Madrid. Pensamos que estamos logrando los objetivos finales del proyecto. Hemos finalizado la automatización de las fases de los procesos preanalíticos y analíticos. Poseemos un registro efectivo de entrada y almacenamiento de muestras. Alcanzamos la optimización de los recursos humanos. Logramos un incremento de la calidad y seguridad y disminuimos el tiempo de respuesta global.